Organizzare un matrimonio: 10 consigli davvero utili

Organizzare un matrimonio senza perdere tempo e soldi inutilmente assicurandoci che tutto fili liscio il giorno delle nozze.

Questo è l’obiettivo di ogni coppia di sposi che si appresta ad organizzare un matrimonio che sia civile, religioso, in campagna o in città, d’estate o d’inverno.

Per organizzare un matrimonio al meglio, la prima cosa da fare è trovare la propria agenda di matrimonio, sedersi a tavolino e scrivere la checklist delle cose da fare calcolando i tempi necessari per ciascuna attività, ecco 10 consigli davvero utili che vi aiuteranno a organizzarvi al meglio e a sopravvivere per arrivare al giorno delle nozze il meno stressati possibile.

1) Organizzare un matrimonio insieme al vostro futuro sposo/a

Nelle coppie si sa che c’è sempre chi è più pratico e più bravo nell’organizzazione e solitamente organizzare un matrimonio è un’attività che compete più alla futura sposa che al futuro sposo.
Ma in realtà la cosa migliore da fare è farlo insieme come coppia, per diverse ragioni.

La prima è che organizzare un matrimonio significa investire energie e tempo e, anche se è molto emozionante, è sicuramente stancante e stressante. Preparatevi ad avere genitori, cugini, parenti e amici che vi chiederanno continuamente “come procede l’organizzazione del matrimonio? Avete già scelto il menù? E le bomboniere? E il viaggio di nozze?”. E hanno ragione, le cose da organizzare sono davvero molte.
L’unico modo per sopravvivere all’organizzazione del matrimonio è suddividersi i compiti ed essere sempre molto collaborativi fra di voi e come coppia. Solo così arriverete entrambi più rilassati e più felici al giorno delle nozze.

La seconda ragione è che se organizzerete il matrimonio insieme, tutto verrà sicuramente meglio perché sarà il frutto della vostra unione: vi verranno in mente più idee e sarà anche divertente scegliere insieme ciò che vi piace. L’importante è non farsi condizionare dall’esterno e decidere sempre insieme seguendo i vostri desideri. I consigli di parenti e amici sono sempre ben accetti, ma la decisione finale spetta agli sposi, questa è la regola numero 1 da seguire per organizzare un matrimonio migliore per voi e anche per i vostri invitati.

2) Organizzare un Matrimonio Civile: attenzione alla Location

Se avete scelto un matrimonio con rito civile, è importante scegliere una location che vi dia la possibilità di svolgere il rito al suo interno e non solo la cerimonia simbolica. Dovrete fare molta attenzione perché molte location vi dicono che possono svolgere il rito all’interno ma in realtà si tratta solo della cerimonia simbolica, mentre per la firma vera e propria dei documenti dovrete comunque recarvi in comune. Questo tassello è molto importante per organizzare un matrimonio e deve essere considerato in fase di scelta del luogo del ricevimento. Un’altra cosa fondamentale sono gli allestimenti: se scegliete una location che vi dà la possibilità di svolgere la cerimonia civile al suo interno, informatevi bene su quali allestimenti mette a disposizione ed eventualmente considerate il costo di allestimenti extra. 

3) Wedding Planner: è utile oppure no?

Una delle cose che vanno decise subito è se avvalersi o meno dell’aiuto di una wedding planner per organizzare un matrimonio. Questo tipo di professionalità è in crescita ed è sempre più richiesta soprattutto per via del tempo e delle energie che l’organizzazione di un matrimonio comporta. Per organizzare al meglio tutti gli aspetti logistici e burocratici bisogna avere il tempo di richiedere preventivi, trattare con i fornitori, cercare i materiali, organizzare gli allestimenti necessari e risolvere eventuali problematiche dell’ultimo momento o che si verificano addirittura il giorno stesso.

Scegliere una wedding planner significa affidare tutti questi compiti ad un’altra persona e concentrarsi solo sugli aspetti più piacevoli dell’organizzazione del matrimonio in serenità. Ovviamente tutto questo ha un costo. Il nostro consiglio è innanzitutto quello di scegliere la wedding planner subito, in modo da coinvolgerla fin dall’inizio nell’organizzazione e ricevere supporto e consigli fin dalle prime scelte da fare come la location o il catering. Se decidete di sposarvi in location dove non c’è un responsabile della struttura che vi guida nella scelta del catering e degli allestimenti, oppure se volete organizzare un matrimonio in luoghi che solitamente non sono adibiti a questo tipo di eventi (spazi all’aperto, corti rustiche, spiagge) allora avrete sicuramente più bisogno di questo tipo di professionalità rispetto a chi sceglie sale ricevimento più classiche, dove è più facile organizzare gli spazi e gli allestimenti.

4) Menù del matrimonio: come scegliere quello giusto

Una delle cose più importanti per organizzare un matrimonio al meglio è la scelta del menù. 
Per scegliere il menù di matrimonio giusto, dovete prima di tutto stilare la lista dei vostri invitati, dividendo fra adulti e bambini e segnalando fin da subito eventuali allergie, intolleranze ed esigenze particolari, come menù vegetariani e vegani. Da invitata/o non c’è cosa più brutta che sentirsi in qualche modo trascurato dagli sposi con piatti e portate poco curate o addirittura assenti. Probabilmente a qualcuno di voi che segue un’alimentazione vegetariana, vegana o celiaca sarà capitato di trovarsi di fronte piatti semplificati e poco originali mentre l’ospite seduto a fianco sta gustando raffinate prelibatezze. Se avete degli invitati che hanno questo genere di esigenze, assicuratevi che il ristorante o il catering che avete scelto abbia esperienza anche nella preparazione di piatti di questo tipo.

Una volta scelto il catering o il ristorante, dovrete decidere che tipo di piatti volete avere nel menù, il numero di portate e gli abbinamenti. Il matrimonio tradizionale, soprattutto se fatto al sud Italia, prevede una quantità elevata di portate e di cibo, con buffet di dolci e di antipasti, due primi e due secondi (uno di pesce e uno di carne). Ultimamente però la tendenza è quella di semplificare molto per evitare lo spreco alimentare che c’è sempre in questo genere di situazioni, puntando sulla qualità degli ingredienti e sulla presentazione del piatto.
Sì dunque a piatti originali, ben presentati e che utilizzano ingredienti di stagione. I più tradizionalisti potranno comunque scegliere il buffet all’antipasto e al momento dei dolci e della torta nuziale, molto scenografici e ideali per accontentare gli ospiti più voraci.

Infine vi consigliamo di fare una prova menù che serve per testare la qualità degli ingredienti e della cucina del catering o del ristorante che avete intenzione di scegliere. Non è necessario che ci siano tutti i piatti che vorreste al matrimonio, anche perché è difficile se considerate che gli ingredienti devono essere di stagione e la prova menù di solito si fa non prima di 9 mesi prima della data del matrimonio. Ciò che dovrete guardare è la professionalità del servizio, la bontà degli ingredienti e la presentazione dei piatti, oltre ovviamente al prezzo.

5) Organizzare un matrimonio: i tempi giusti

Siamo giunti al punto fondamentale nell’organizzazione del matrimonio: i tempi.
C’è chi parte un anno prima o anche di più e c’è chi invece ha solo 3/4 mesi per organizzare tutto.
Ovviamente chi ha più tempo è avvantaggiato, anche se potrebbe rischiare di perdere tempo in cose di poca importanza e dedicarne poco a cose che invece sono fondamentali. Per questo motivo il nostro consiglio è prendere carta e penna e segnarvi in agenda queste dead-line:

1.  Un anno prima: se non avete fretta, dal momento che decidete di sposarvi, prendetevi un paio di mesi per informarvi, richiedere e confrontare preventivi di location, andarle a visitare personalmente sia quelle per la cerimonia che quelle per il ricevimento. Questo tempo vi serve anche per pensare al periodo in cui vi piacerebbe di più sposarvi e per scegliere se fare una cerimonia di giorno con un pranzo o una cerimonia al pomeriggio con cena. Se avete intenzione di affidarvi ad una wedding planner, fatelo ora. Se volete sposarvi di sabato o di venerdì nei mesi primaverili e estivi, dovrete essere più veloci perché queste date vanno a ruba nelle location.
2. Circa 10 mesi prima: fissate la data, l’ora e la location della cerimonia e la location per il ricevimento (in molti casi dovrete versare anche un’acconto per bloccare la data scelta). Se vi sposate di sabato, questa dead-line è obbligata. Chi si sposa in settimana, può anche decidere data e luogo della cerimonia e del ricevimento 5 mesi prima. Cominciate ad informarvi e a richiedere preventivi per il catering o il ristorante se non sono già compresi nel costo della location. 
3. Circa 9 mesi prima: fate la prova menù e decidete il catering o il ristorante per il ricevimento. Cominciate a farvi mandare preventivi per eventuale allestimento extra (centrotavola, addobbi per location e per la chiesa, confettata, tableau mariage) e guardatevi intorno per scegliere lo stile del matrimonio (shabby chic, romantico, formale e elegante, principesco, rustico, a tema ecc…). Cominciate a pensare a chi saranno i vostri testimoni di nozze.
4. Circa 8 mesi prima: scegliete gli allestimenti extra, i fiori di matrimonio e lo stile del matrimonio. Cominciate a guardarvi intorno e a richiedere preventivi e proposte per fotografo, inviti e partecipazioni. La sposa comincia la ricerca dell’abito e della parrucchiera per acconciatura e trucco. Cominciate la ricerca del viaggio di nozze.
5. Circa 7 mesi prima: se avete invitati che vengono da fuori e dovete pensare anche all’alloggio, questo è il momento di farlo. Informatevi sulle possibilità di alloggio nelle vicinanze della location che avete scelto per la cerimonia o per il ricevimento. Decidete il fornitore per gli inviti e le partecipazioni e mandateli in stampa. Cominciate a guardarvi intorno per decidere la musica per la cerimonia e il ricevimento. La sposa deve scegliere a chi affidarsi per l’acconciatura e il trucco in modo da poter avere il tempo per far crescere quanto possibile i capelli per l’acconciatura. Decidete chi saranno i vostri testimoni di nozze e comunicateglielo.
6. Circa 6 mesi prima: mandate inviti e partecipazioni e scegliete il fotografo e i musicisti. Se vi affidate ad un’agenzia per il viaggio di nozze, è il momento di confermarla perché lo dovrete scrivere nella partecipazione. La sposa fa la prova finale per la scelta dell’abito, lo sposo comincia a guardarsi intorno per l’abito. Definite con attenzione i tempi e i momenti della giornata e l’intrattenimento (musica, giochi, danze, foto ecc..) per stabilire la durata della giornata e coordinarvi al meglio con catering e location. 
7. Circa 5 mesi prima: scegliete tutti gli intrattenimenti e concordate tempi con i fornitori. Lo sposo sceglie l’abito. Assicuratevi che tutti i documenti necessari per il matrimonio siano a posto. Se vi sposate in chiesa e non avete ancora fatto, cominciate il corso pre matrimoniale. Cominciate a pensare alle fedi.
8. Circa 4 mesi prima: se volete un’auto o un’altro mezzo particolare, informatevi sul noleggio. Se decidete di fare le bomboniere, questo è il momento di cominciare a guardarsi intorno per farsi un’idea e ricevere i preventivi. Scegliete le fedi.
9. Circa 3 mesi prima: qui comincia la fase più delicata, il matrimonio si avvicina e il vostro compito più importante sarà il problem solving: un documento non arriva, un fornitore ha un problema, lo sposo o la sposa scappa con il/la collega di lavoro :-). Gli invitati cominciano a darti risposta e il numero comincia a essere più definito. L’obiettivo da qui in avanti è stare calmi e risolvere tutto nella maniera migliore, dove possibile.
10. Circa 2 mesi prima: date ai vostri invitati questa data come dead line per dirvi se parteciperanno o no (scrivetelo nelle partecipazioni). Così potrete confermare eventuali alloggi e cominciare con la divisione degli invitati nei tavoli (questo sarà un impegno molto faticoso, fatevi aiutare dal catering o dal ristorante per risolvere eventuali problematiche). Se molti dei vostri invitati vi confermano che porteranno anche i figli piccoli, pensate ad un intrattenimento anche per loro.
11. Circa 1 mese prima: se non è già avvenuto prima, qui comincerete ad avere dei ripensamenti: litigherete per cose insignificanti del tipo “te l’avevo detto di non dimenticarti di chiedere il colore della carta igienica nei bagni!” oppure “e se poi mi innamoro perdutamente del mio ex che però adesso vive a Timbuktu con tre mogli 8 figli e 5 cani, come faccio?”. Non preoccupatevi, nella maggior parte dei casi questo è solo il frutto dello stress e della stanchezza. A questo punto è già tutto pronto (sempre che abbiate seguito la nostra agenda 🙂 quindi non vi resta che dedicarvi a voi stessi per essere il più belli e rilassati possibile. Fate ciò che vi rende felici e che vi aiuta a scaricare lo stress: andate a correre, fate una seduta di massaggi, prendete il sole, uscite a pranzo o a cena nel vostro ristorante preferito (tanto non perderete improvvisamente i chili di troppo se li avete..) e soprattutto cercate di passare molti momenti di intimità con il vostro futuro sposo/a e soprattutto non parlate di matrimonio!!

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6) Volete risparmiare davvero? Sposatevi in settimana

Qui c’è poco da dire, se non avete particolari esigenze e non volete spendere molti soldi (più di quanto immaginate) allora scegliete di sposarvi in settimana. Questo è l’unico modo per risparmiare davvero perché, chissà come mai, nessuno vuole sposarsi in settimana. Certo, se avete tanti ospiti che vengono da fuori per loro sarà più difficile perché dovranno chiedere almeno due giorni di ferie al lavoro. Ed è vero che se vi sposate in settimana potreste avere un numero inferiore di invitati perché molti non potranno prendersi un giorno di ferie. Un’altro limite di questa scelta è che, soprattutto per i matrimoni serali, non si potrà fare tardissimo perché il giorno dopo si lavora.
Ma sposarsi in settimana ha davvero i suoi vantaggi sia economici che di organizzazione: più possibilità di scelta e costi molto più bassi per location, catering e musica (le voci principali del budget di matrimonio). Inoltre avrete più tempo per decidere perché le location di solito non sono prese d’assalto.

7) Non perdete tempo ad accontentare gli altri

Molto spesso capita che gli sposi optino per scelte non condivise dagli altri (primi fra tutti i genitori, ma anche parenti stretti o amici). Il nostro consiglio è di non perdere tempo inutilmente cercando soluzioni che possano andare bene per gli altri ma che a voi non interessano o non piacciono.
Mettetevi il cuore in pace: ci sarà sempre qualcosa che a qualcuno non piacerà, perché le persone sono tutte diverse e soprattutto perché c’è sempre l’ospite che si lamenta, per quanto voi abbiate fatto di tutto perché non si verificasse questa situazione. Il nostro consiglio quindi è di organizzare un matrimonio seguendo i vostri desideri, naturalmente questo non significa ignorare le esigenze dei vostri invitati, ma limitarle al necessario (ad esempio sulle esigenze alimentari, di spostamento e di alloggio).

8) Organizzate bene la cerimonia 

Che si tratti di un matrimonio civile o che si tratti di un matrimonio religioso, la cerimonia è il momento più importante e emozionante della giornata e non va trascurato. Dedicate il giusto tempo per scegliere insieme al parroco o al messo comunale quali letture fare, quale sarà la musica che vi accompagnerà all’altare e durante lo scambio delle fedi e quale sarà la vostra promessa se vi sposate con rito civile.

9) Video del matrimonio, si o no?

Potrebbe sembrare una spesa in più non necessaria, ma avere il video del vostro matrimonio è davvero un bel ricordo prima di tutto per gli sposi, ma anche per gli invitati che hanno la possibilità di rivedere e condividere i momenti più belli della giornata. Scegliete con cura il fornitore e spiegategli bene che tipo di video volete fare e quali momenti volete riprendere. Il video maker, come il fotografo, deve essere bravo non solo a non perdersi i momenti più importanti della giornata, ma anche a diventare il più possibile “invisibile” per poter avere un effetto naturale che è sicuramente più bello. 

10) Fate un week end rilassante circa un mese prima del matrimonio

Quando il momento del matrimonio si avvicina, avete bisogno di staccare la spina e di riposarvi per recuperare le energie che vi serviranno per vivere al meglio una delle giornate più importanti della vostra vita. Per questo vi consigliamo di prendervi due giorni di pausa dall’organizzazione del matrimonio, l’ideale sarebbe fuggire dalla città, cercando di utilizzare il telefono il meno possibile e dedicandosi alle attività che più vi aiutano a diminuire lo stress: fare attività fisica può aiutare, ma anche riposarsi leggendo un bel libro oppure andare a fare una gita con gli amici più stretti.